Najem okazjonalny czy zwykły: co wybrać i ile kosztuje notariusz

Najem okazjonalny opłaca się wtedy, gdy chcesz móc odzyskać mieszkanie bez procesu sądowego. Kosztuje jedną wizytę u notariusza, za którą ustawa każe zapłacić nie więcej niż jedną dziesiątą minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 roku maksymalnie 480,60 zł. W zamian dostajesz akt notarialny, w którym najemca z góry poddaje się egzekucji, więc po zakończeniu umowy nie wytaczasz sprawy o eksmisję, tylko idziesz po klauzulę wykonalności.

Ten wybór wygląda na formalność przy podpisywaniu umowy, a decyduje o tym, czy odzyskanie mieszkania od nieuczciwego najemcy potrwa kilka tygodni, czy kilka lat. Warto go zrobić świadomie, bo drugiej szansy nie ma: najmu zwykłego nie da się później przerobić na okazjonalny bez zgody najemcy, a tej nikt rozsądny nie udziela, gdy już przestał płacić.

Najem okazjonalny czy zwykły: na czym polega różnica

Umowa najmu okazjonalnego to umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, przez właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Jeśli wynajmujesz jedno albo dwa mieszkania prywatnie, spełniasz ten warunek.

Sama umowa wygląda podobnie jak zwykła. Różnicę robią trzy załączniki wymienione w art. 19a ust. 2 ustawy:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje opróżnić oraz wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać, gdyby doszło do wykonania egzekucji,
• oświadczenie właściciela tego drugiego lokalu, że zgadza się na zamieszkanie tam najemcy.

Przy zwykłym najmie tych dokumentów nie ma, więc odzyskanie lokalu wymaga pełnego procesu: pozew, rozprawy, wyrok, prawomocność, klauzula, komornik. Przy okazjonalnym pierwsze cztery etapy odpadają.

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym

Nie więcej niż 480,60 zł. Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji wynosi nie więcej niż jedną dziesiątą minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7 ustawy o ochronie praw lokatorów). W 2026 roku minimalne wynagrodzenie to 4 806 zł (rozporządzenie Rady Ministrów, Dz.U. 2025 poz. 1242), więc ustawowy limit wynosi 480,60 zł. Do tego dochodzi podatek VAT i opłata za wypisy aktu.

To jest górna granica, a nie stawka obowiązkowa, więc notariusz może policzyć mniej. Jeżeli kancelaria podaje kwotę wyraźnie wyższą i tłumaczy ją zwykłą taksą notarialną, warto powołać się wprost na ten przepis. Dotyczy on tylko samego oświadczenia najemcy, bo pozostałe załączniki nie wymagają formy notarialnej.

Kto płaci, zależy wyłącznie od umowy stron. Ustawa tego nie rozstrzyga. W praktyce koszt bierze na siebie ten, komu bardziej zależy na zawarciu umowy, czyli przy rynku sprzyjającym właścicielom częściej najemca, a przy dużej podaży mieszkań właściciel.

Najem okazjonalny: ile dni na zgłoszenie do urzędu skarbowego

Czternaście dni od dnia rozpoczęcia najmu. Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania, a nie ze względu na położenie mieszkania (art. 19b ust. 1 ustawy). Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie tego zgłoszenia (art. 19b ust. 2).

Termin liczy się od rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania umowy. Jeżeli umowa została podpisana 20 września, a najem zaczyna się 1 października, czternaście dni biegnie od 1 października.

Co się dzieje, gdy nie zgłosisz najmu okazjonalnego w terminie

Tracisz całą przewagę, za którą zapłaciłeś notariuszowi. W przypadku niedopełnienia obowiązku zgłoszenia nie stosuje się przepisów art. 19c i art. 19d ustawy (art. 19b ust. 3). Artykuł 19d to właśnie ta uproszczona ścieżka opróżnienia lokalu, dla której cała konstrukcja powstała.

Skutek jest dotkliwy i całkowicie nieodwracalny w tej umowie: akt notarialny został sporządzony i opłacony, najemca poddał się egzekucji, a mimo to odzyskanie mieszkania wymaga zwykłego procesu o eksmisję. To najczęstszy i najdroższy błąd właścicieli, bo popełnia się go przez przeoczenie kilku tygodni po podpisaniu umowy, a odkrywa dopiero wtedy, gdy trzeba działać szybko.

Jak wygląda odzyskanie mieszkania przy najmie okazjonalnym

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżnił lokalu, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu sporządzone na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem (art. 19d ust. 2). Żądanie musi wskazywać strony, umowę i przyczynę ustania stosunku najmu oraz termin nie krótszy niż 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 3).

Po bezskutecznym upływie tego terminu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (art. 19d ust. 4). Sąd nie bada wtedy zasadności eksmisji, bo najemca zgodził się na nią z góry. Z klauzulą idzie się prosto do komornika.

Najem okazjonalny a eksmisja: dlaczego nie trzeba czekać na lokal socjalny

Bo najemca sam wskazał lokal, do którego się przeprowadzi. To jest sedno całej konstrukcji. Przy zwykłym najmie sąd bada z urzędu, czy eksmitowanemu należy się najem socjalny, a wyroków nakazujących opróżnienie lokalu nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca, jeżeli osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu do przekwaterowania (art. 16 ustawy). Przy najmie okazjonalnym lokal jest wskazany w załączniku do umowy, więc okres ochronny nie ma czego blokować.

Idzie za tym jeszcze jedna konsekwencja. Prawo do tymczasowego pomieszczenia nie przysługuje dłużnikowi zobowiązanemu do opróżnienia lokalu zajmowanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego, której zawarcie zgłoszono zgodnie z art. 19b ust. 1 (art. 25d pkt 2 ustawy). Komornik nie wstrzymuje więc czynności, czekając na wskazanie pomieszczenia przez gminę. Zwróć uwagę na warunek w tym przepisie: liczy się umowa zgłoszona. Brak zgłoszenia odbiera także ten skutek.

Jeżeli mieszkanie zajmuje ktoś, kto nigdy nie miał żadnej umowy, sytuacja jest inna i rządzi się własnymi zasadami, opisanymi szerzej przy eksmisji lokatora bez tytułu prawnego.

Kaucja przy najmie okazjonalnym: ile maksymalnie

Sześciokrotność miesięcznego czynszu. Zawarcie umowy najmu okazjonalnego może być uzależnione od wpłacenia kaucji zabezpieczającej należności właściciela oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, przy czym kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy (art. 19a ust. 4 ustawy). Przy zwykłym najmie limit jest dwa razy wyższy i wynosi dwunastokrotność miesięcznego czynszu (art. 6 ust. 1 ustawy), więc najem okazjonalny pozwala pobrać mniejsze zabezpieczenie, a nie większe. Te dwa limity bywają mylone.

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela (art. 19a ust. 5). Ważne, że pokrywa ona także koszty samej egzekucji, czego zwykła kaucja z definicji nie obejmuje.

Jakie dokumenty przygotować przed wizytą u notariusza

Do sporządzenia oświadczenia potrzebne są dane obu stron i dokładne oznaczenie lokalu, więc weź dowód osobisty, projekt umowy najmu oraz numer księgi wieczystej mieszkania. Najemca musi mieć przygotowane wskazanie lokalu zastępczego wraz z pisemną zgodą jego właściciela. Ta zgoda bywa wąskim gardłem całej procedury, bo wymaga współpracy osoby trzeciej, zwykle rodziców albo krewnych najemcy.

Warto też pamiętać o art. 19a ust. 3. Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu, żeby wskazać inny lokal i przedstawić zgodę jego właściciela. Niedopełnienie tego obowiązku jest podstawą wypowiedzenia umowy.

Czy umowę najmu okazjonalnego można podpisać elektronicznie

Samą umowę tak, ale oświadczenia najemcy już nie. Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6 ustawy), a do zachowania formy elektronicznej wystarczy oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, które jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej (art. 78[1] kc). Dwie strony w różnych miastach mogą więc podpisać umowę zdalnie, bez spotkania i bez skanów.

Granica jest jednak twarda i przebiega przy załącznikach. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji wymaga formy aktu notarialnego, a żądanie opróżnienia lokalu z art. 19d ust. 2 musi mieć urzędowo poświadczony podpis. Żadnego z tych dwóch dokumentów nie zastąpi podpis elektroniczny, choćby kwalifikowany.

Kiedy najem zwykły wystarczy

Wtedy, gdy warunki ustawowe najmu okazjonalnego są nie do spełnienia albo ryzyko jest realnie niskie. Trzy typowe sytuacje: wynajmujesz w ramach działalności gospodarczej polegającej na wynajmie lokali, więc formalnie nie możesz zawrzeć najmu okazjonalnego; najemca nie jest w stanie wskazać żadnego lokalu zastępczego ani zdobyć zgody jego właściciela; wynajmujesz lokal użytkowy, a nie mieszkanie, bo tam ustawa o ochronie praw lokatorów w ogóle nie działa i chroni Cię zwykła umowa z aktem notarialnym z art. 777 kpc.

W pozostałych przypadkach rachunek jest prosty. Jednorazowy koszt do 480,60 zł stoi naprzeciwko procesu o eksmisję, który przy zwykłym najmie potrafi trwać dłużej niż rok, przez cały ten czas nie przynosi czynszu i kończy się dodatkowo koniecznością odzyskiwania zaległości osobnym pozwem o zapłatę.

Co zrobić, zanim podpiszesz

Przeczytaj projekt umowy pod kątem trzech rzeczy: czy jest zawarta na czas oznaczony, czy komplet trzech załączników rzeczywiście istnieje i czy termin zgłoszenia do urzędu skarbowego trafił do Twojego kalendarza. Te trzy punkty decydują o tym, czy w razie kłopotów będziesz miał narzędzie, za które zapłaciłeś.

Jeśli mieszkanie jest droższe albo wynajmujesz kilka lokali, przygotowanie wzoru umowy zleć prawnikowi jeden raz i korzystaj z niego przy kolejnych najmach. Kancelarię z czynnym wpisem znajdziesz w rejestrze adwokatów, a orientacyjne stawki opisaliśmy w zestawieniu ile kosztuje adwokat.