Niezapłacona faktura, co zrobić krok po kroku

Kiedy mija termin płatności, a przelewu nie ma, kolejność działań jest prosta: sprawdź, czy faktura na pewno dotarła i nie jest kwestionowana, wyślij pisemne wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem, dolicz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę 40, 70 albo 100 euro, a jeśli to nie zadziała, złóż pozew. Przy bezspornej fakturze najtańszą drogą jest elektroniczne postępowanie upominawcze. Poniżej rozkładamy każdy z tych kroków i odpowiadamy na pytania podatkowe, które przy niezapłaconej fakturze wracają najczęściej.

Krok 1. Ustal, czy to opóźnienie, czy spór

To rozróżnienie decyduje o wszystkim, co zrobisz dalej. Jeżeli kontrahent nie kwestionuje faktury, tylko nie ma pieniędzy albo gra na zwłokę, masz do czynienia z windykacją i droga sądowa jest krótka. Jeżeli twierdzi, że usługa została wykonana wadliwie albo że umówiliście się na inną kwotę, masz spór o zasadność roszczenia i sprawa pójdzie zwykłym trybem, z dowodami i świadkami.

Zanim cokolwiek wyślesz, zbierz dokumenty: umowę lub potwierdzenie zamówienia, protokół odbioru, korespondencję mailową, potwierdzenie doręczenia faktury. To one przesądzają o wyniku, a nie sama faktura, która jest wyłącznie dokumentem księgowym.

Krok 2. Wezwanie do zapłaty na piśmie

Wezwanie ma trzy zadania: przerywa milczenie, wyznacza konkretny termin i tworzy dowód, że próbowałeś odzyskać należność polubownie. Napisz je krótko i konkretnie: numer faktury, kwota, pierwotny termin płatności, nowy termin (zwykle 7 dni), numer rachunku i zapowiedź skierowania sprawy na drogę sądową po bezskutecznym upływie terminu.

Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, nawet jeśli równolegle wysyłasz mailem. Sąd patrzy na to, czy dłużnik miał realną możliwość zapoznania się z wezwaniem, a wydruk maila jest w tej roli słabszy niż potwierdzenie z poczty.

Krok 3. Dolicz odsetki i rekompensatę, bo Ci się należą

W transakcjach między przedsiębiorcami odsetki należą się z mocy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i nie musisz ich zastrzegać w umowie. Naliczasz je od dnia następującego po terminie płatności.

Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności, o której wielu przedsiębiorców nie wie. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia:

• 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
• 70 euro, gdy mieści się w przedziale od 5 000 zł do 50 000 zł,
• 100 euro, gdy wynosi 50 000 zł lub więcej.

Kwotę przeliczasz po średnim kursie euro ogłoszonym przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata przysługuje od każdej opóźnionej faktury osobno i nie trzeba iść po nią do sądu: możesz ująć ją już w wezwaniu do zapłaty. Nie musisz też wykazywać, że faktycznie poniosłeś takie koszty.

Krok 4. Pozew, e-sąd albo sprzedaż wierzytelności

Przy bezspornej należności najtańsze jest elektroniczne postępowanie upominawcze prowadzone przez e-sąd. Opłata wynosi jedną czwartą zwykłej opłaty od pozwu, składasz wszystko przez internet i nie dołączasz dokumentów, tylko je opisujesz. Jeżeli dłużnik wniesie sprzeciw, nakaz upada, a sprawa trafia do sądu właściwego według zasad ogólnych i tam zaczyna się normalny proces.

Zwykły pozew ma sens, gdy spodziewasz się sporu co do zasady, gdy potrzebujesz zabezpieczenia roszczenia albo gdy dowody są obszerne. Opłata sądowa wynosi wtedy zwykle 5 procent wartości przedmiotu sporu.

Jest też trzecia droga, o której warto pomyśleć, zanim zamrozisz gotówkę na kilkanaście miesięcy procesu. Jeśli problemem jest przede wszystkim płynność, a nie sama zasadność roszczenia, wierzytelność można wystawić na sprzedaż i odzyskać część pieniędzy od razu, zamiast czekać na prawomocny wyrok i egzekucję komorniczą. Cena będzie niższa od nominału, ale pieniądze masz teraz, a ryzyko niewypłacalności dłużnika przechodzi na kupującego.

Czy niezapłacona faktura jest przychodem?

Tak. W podatku dochodowym przychód powstaje co do zasady w dniu wydania towaru albo wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury, i nie zależy od tego, czy kontrahent zapłacił. Oznacza to, że od niezapłaconej faktury zapłacisz podatek dochodowy tak samo jak od zapłaconej. To jedna z głównych przyczyn zatorów płatniczych w małych firmach: pieniędzy nie ma, a zaliczka na podatek jest wymagalna.

Czy niezapłacona faktura może być kosztem?

Po stronie wierzyciela sama niezapłacona faktura nie jest kosztem. Kosztem uzyskania przychodu może stać się dopiero wierzytelność nieściągalna, i to wyłącznie wtedy, gdy jej nieściągalność zostanie udokumentowana w sposób wskazany w ustawie, na przykład postanowieniem komornika o umorzeniu egzekucji z powodu bezskuteczności. Sam upływ czasu ani przekonanie, że dłużnik nie zapłaci, nie wystarczą.

Po stronie dłużnika działa mechanizm odwrotny: przy zatorach płatniczych nieuregulowane zobowiązanie po 90 dniach od terminu płatności zwiększa podstawę opodatkowania, a wierzyciel może ją o tę kwotę zmniejszyć.

Niezapłacona faktura a VAT, kiedy zrobić korektę?

VAT należny rozliczasz w dacie powstania obowiązku podatkowego, więc płacisz go niezależnie od zapłaty. Odzyskać go można w ramach ulgi na złe długi, po upływie 90 dni od terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Korekty dokonujesz w deklaracji za okres, w którym ten termin upłynął, przy zachowaniu warunków ustawowych. Jeśli dłużnik zapłaci później, korektę trzeba odwrócić.

Czy niezapłacona faktura ulega przedawnieniu?

Tak. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, przy czym koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Faktura z terminem płatności w marcu 2026 roku przedawni się więc z końcem grudnia 2029 roku, a nie w marcu. Bieg przedawnienia przerywa między innymi złożenie pozwu, wniosek o zawezwanie do próby ugodowej oraz uznanie długu przez dłużnika, także w formie prośby o rozłożenie na raty.

Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Im starsza sprawa, tym gorzej z dowodami i tym mniejsza szansa, że po wyroku będzie z czego egzekwować.

Kiedy oddać sprawę prawnikowi

Przy jednej bezspornej fakturze na kilka tysięcy złotych wezwanie i e-sąd ogarniesz samodzielnie. Prawnik zwraca się wtedy, gdy pojawia się co najmniej jedna z tych okoliczności: dłużnik kwestionuje wykonanie umowy, kwota jest na tyle duża, że przegrana bolałaby, dłużnik wyprowadza majątek i potrzebne jest zabezpieczenie roszczenia, albo sprawa dotyczy spółki, w której trzeba sięgnąć po odpowiedzialność członków zarządu.

Zanim podpiszesz umowę, sprawdź dwie rzeczy. Po pierwsze, czy rozmawiasz z kancelarią adwokacką, a nie z firmą doradczą bez uprawnień zawodowych, bo nazwa "kancelaria prawna" nie jest chroniona i może się nią posłużyć każdy. Po drugie, jak wygląda rozliczenie: przy windykacji częsty jest model ryczałtu za sprawę plus premia od odzyskanej kwoty, a różnice między ofertami wynikają zwykle z tego, co wchodzi w cenę. Punkt odniesienia dla kosztów opisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje adwokat i jak działają stawki minimalne, które w sprawach o zapłatę zależą od wartości sporu.

Uprawnienia konkretnego prawnika potwierdzisz bezpłatnie w rejestrze adwokatów. Zajmuje to trzy minuty i jest jedyną rzeczą, której naprawdę nie warto pomijać.

Czego nie robić

• Nie milcz przez pół roku. Im dłużej czekasz, tym więcej wierzycieli ustawia się przed Tobą w kolejce do tego samego majątku.
• Nie strasz bez pokrycia. Zapowiedź kroków, których nie zamierzasz podjąć, uczy dłużnika, że Twoje pisma nic nie znaczą.
• Nie odpuszczaj odsetek i rekompensaty przy ugodzie, dopóki nie masz pewności, że reszta faktycznie wpłynie na konto.
• Nie wpisuj długu do rejestru dłużników bez spełnienia ustawowych warunków, w tym wcześniejszego wezwania z odpowiednim uprzedzeniem. Wpis niezgodny z przepisami obraca się przeciwko wierzycielowi.

Najważniejszy wniosek jest nudny, ale sprawdza się w praktyce: sprawy wygrywa dokumentacja zebrana przed sporem, a nie pisma napisane po nim. Umowa na piśmie, protokół odbioru i potwierdzenie doręczenia faktury zamieniają windykację z zakładu o wynik procesu w formalność.