Pozew o zapłatę bez wezwania do zapłaty: kto zapłaci koszty procesu

Formalnie tak: wezwanie do zapłaty nie jest warunkiem dopuszczalności pozwu i sąd nie odrzuci pisma tylko dlatego, że wcześniej nie wysłałeś monitu. Ryzyko jest kosztowe, nie formalne. Zgodnie z art. 101 Kodeksu postępowania cywilnego zwrot kosztów należy się pozwanemu mimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał żądanie przy pierwszej czynności procesowej. Wygrywasz wtedy proces i płacisz koszty przeciwnika.

To jeden z niewielu przepisów, w których wynik sprawy i wynik finansowy się rozjeżdżają. Poniżej rozkładamy go na części: kiedy naprawdę zadziała, jakie inne przepisy uderzają w pozew bez wezwania i jak wygląda wezwanie, które zamyka dłużnikowi tę drogę obrony.

Wezwanie do zapłaty nie jest warunkiem złożenia pozwu

Kodeks postępowania cywilnego nie zna instytucji obowiązkowego wezwania przedsądowego w zwykłej sprawie o zapłatę. Wymogi pozwu wylicza art. 187 § 1 kpc i nie ma wśród nich dowodu wcześniejszego monitu. Nie ma też przepisu, który uzależniałby wydanie nakazu zapłaty od wykazania, że wierzyciel próbował odzyskać pieniądze polubownie. Pod tym względem prawo polskie różni się od kilku systemów zachodnich, w których wezwanie jest twardym warunkiem drogi sądowej.

Praktyka sądowa jest jednak inna niż litera przepisu. Sądy patrzą na to, czy dłużnik w ogóle wiedział o roszczeniu, i wyciągają z tego wnioski przy rozliczaniu kosztów. Wierzyciel, który poszedł od razu do sądu, musi być gotów wyjaśnić, dlaczego uznał kontakt za bezcelowy.

Art. 101 kpc: dwie przesłanki, które muszą wystąpić razem

Przepis brzmi krótko: zwrot kosztów należy się pozwanemu pomimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Obie przesłanki muszą wystąpić łącznie, i to jest klucz do całej sprawy.

Pierwsza przesłanka, czyli brak powodu do wytoczenia sprawy, oznacza sytuację, w której dłużnik swoim zachowaniem nie dał wierzycielowi podstaw sądzić, że dobrowolnie nie zapłaci. Klasyczny przykład to faktura z terminem płatności, który dopiero co upłynął, przy kontrahencie, który nigdy wcześniej nie spóźnił się z zapłatą i którego nikt o nic nie zapytał. Odwrotnie: dłużnik, który dostał wezwanie i je zignorował, powód do wytoczenia sprawy dał w sposób oczywisty.

Druga przesłanka jest ostra i to ona najczęściej ratuje wierzyciela. Pozwany musi uznać żądanie przy pierwszej czynności procesowej, czyli w praktyce w sprzeciwie od nakazu zapłaty albo w odpowiedzi na pozew. Dłużnik, który najpierw kwestionuje roszczenie, a dopiero po kilku miesiącach płaci, z art. 101 kpc już nie skorzysta. Jeżeli więc spór jest realny, ryzyko jest niewielkie. Największe jest tam, gdzie dług jest bezsporny, a wierzyciel po prostu nie chciało mu się zadzwonić.

Pozew i tak musi wyjaśnić, dlaczego nie było próby ugody

Druga pułapka jest formalna. Pozew ma zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia (art. 187 § 1 pkt 3 kpc). To osobny wymóg formalny, a nie grzecznościowa formułka.

Wierzyciel, który nie wysłał wezwania, musi więc napisać w pozwie coś sensownego w tym miejscu. Zdanie w rodzaju "strony nie podjęły próby pozasądowego rozwiązania sporu" bez podania powodu bywa traktowane jako brak formalny, a wtedy przewodniczący wzywa do uzupełnienia pisma w terminie tygodniowym pod rygorem zwrotu. Uzasadnienia, które sądy przyjmują bez oporu, to na przykład unikanie kontaktu przez dłużnika, wcześniejsze bezskuteczne rozmowy telefoniczne albo zbliżający się termin przedawnienia. Warto opisać je konkretnie, z datami.

Bez wezwania trudno w ogóle wskazać datę wymagalności

Od 2023 roku pozew musi zawierać oznaczenie daty wymagalności roszczenia w sprawach o zasądzenie roszczenia (art. 187 § 1 pkt 1(1) kpc). Przy fakturze z terminem płatności sprawa jest prosta: wymagalność powstaje dzień po upływie tego terminu. Problem zaczyna się przy zobowiązaniach bezterminowych.

Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania (art. 455 Kodeksu cywilnego). Innymi słowy, przy takich roszczeniach to dopiero wezwanie tworzy wymagalność. Bez niego nie tylko nie ma od czego liczyć odsetek, ale nie da się poprawnie wypełnić wymogu z art. 187 § 1 pkt 1(1). Pozew bez wezwania jest wtedy wadliwy nie z powodu kosztów, tylko z powodu braku daty, którą trzeba podać. Pełną listę elementów, które pozew musi zawierać po tej nowelizacji, zebraliśmy na stronie o tym, jak wygląda pozew o zapłatę.

Odsetki: kiedy biegną same, a kiedy dopiero od wezwania

Przy fakturze z określonym terminem płatności odsetki za opóźnienie biegną od dnia następnego po tym terminie i wezwanie nic tu nie zmienia. Wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, choćby nie poniósł żadnej szkody i choćby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada (art. 481 § 1 kc).

W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami działa jeszcze jeden mechanizm bez wezwania: rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia. Ustawa mówi wprost, że przysługuje ona wierzycielowi od dłużnika bez wezwania. Nie trzeba więc nic wysyłać, żeby ją naliczyć, wystarczy ująć ją w żądaniu pozwu.

Inaczej jest przy roszczeniach bezterminowych, na przykład o zwrot nienależnego świadczenia albo o zapłatę z umowy bez ustalonego terminu. Tam bez wezwania nie ma opóźnienia, a bez opóźnienia nie ma odsetek. Wierzyciel, który poszedł od razu do sądu, traci odsetki za cały okres poprzedzający doręczenie pozwu.

Kiedy pozew bez wezwania naprawdę ma sens

Są trzy sytuacje, w których pominięcie wezwania jest decyzją, a nie zaniedbaniem. Pierwsza to zbliżający się koniec terminu przedawnienia: roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 kc), więc w grudniu liczy się każdy dzień. Druga to dłużnik wyprowadzający majątek, przy którym wierzycielowi zależy na szybkim zabezpieczeniu. Trzecia to sytuacja, w której dłużnik już wcześniej odmówił zapłaty na piśmie albo w wiadomości, bo wtedy powodu do wytoczenia sprawy dostarczył sam i art. 101 kpc nie wchodzi w grę.

Poza tymi przypadkami wezwanie zwyczajnie się opłaca. Znaczna część należności wraca po jednym piśmie z konkretną kwotą i terminem, bez opłaty sądowej i bez czekania. W firmach, które wystawiają dużo faktur, cały ten etap da się zautomatyzować, od przypomnień przed terminem po wezwania do zapłaty, i dopiero to, co przez taki filtr nie przejdzie, kierować do sądu.

Jak napisać wezwanie, żeby zamknąć drogę do art. 101 kpc

Wezwanie ma jedno zadanie procesowe: udowodnić, że dłużnik wiedział o roszczeniu i mimo to nie zapłacił. Żeby to zadanie spełniło, potrzebuje pięciu elementów.

Dokładne oznaczenie wierzyciela i dłużnika, z numerem NIP albo KRS, żeby nie było wątpliwości, kogo dotyczy.
Podstawa roszczenia: numer i data faktury, umowa albo zamówienie, przedmiot świadczenia.
Kwota główna co do złotówki oraz informacja o naliczaniu odsetek i, w transakcjach handlowych, o rekompensacie.
Konkretny termin zapłaty liczony w dniach od doręczenia, najczęściej siedem dni, oraz numer rachunku.
Zapowiedź skierowania sprawy na drogę sądową po bezskutecznym upływie terminu.

Sposób wysyłki jest równie ważny jak treść. List polecony za potwierdzeniem odbioru daje dowód, który sąd przyjmie bez dyskusji. Wiadomość e-mail wystarczy, jeżeli strony wcześniej korespondowały tą drogą w sprawach umowy, ale wtedy warto zachować pełny wątek, a nie pojedynczy plik. Samo potwierdzenie nadania listu poleconego jest wystarczające również wtedy, gdy dłużnik przesyłki nie odebrał: liczy się to, że wierzyciel podjął próbę, a nie to, czy adresat sięgnął po awizo.

Zawezwanie do próby ugodowej to co innego niż wezwanie

Wezwanie do zapłaty jest pismem prywatnym, wysyłanym bezpośrednio do dłużnika. Zawezwanie do próby ugodowej to wniosek składany do sądu, który wyznacza posiedzenie pojednawcze. Sprawy cywilne, których charakter na to zezwala, mogą być uregulowane drogą ugody zawartej przed wniesieniem pozwu (art. 184 kpc). To osobna ścieżka, która kosztuje i ma własne konsekwencje kosztowe: jeżeli przeciwnik bez usprawiedliwienia nie stawi się na posiedzenie, sąd na żądanie wzywającego, który wniósł następnie pozew, uwzględni koszty wywołane próbą ugodową w orzeczeniu kończącym postępowanie (art. 186 § 2 kpc).

Trzecią drogą jest mediacja. Ma sens tam, gdzie spór dotyczy nie samego długu, ale rozliczenia całej współpracy, i gdzie stronom zależy na jej kontynuowaniu. Argument finansowy jest realny: przy ugodzie zawartej przed mediatorem i zatwierdzonej przez sąd przed rozpoczęciem rozprawy w pierwszej instancji zwracana jest cała opłata od pozwu. Listę stałych mediatorów prowadzi prezes sądu okręgowego i publikuje ją w Biuletynie Informacji Publicznej.

Co zrobić dziś

Jeżeli dług jest bezsporny, a dłużnik nie dostał jeszcze żadnego pisma, wyślij wezwanie z siedmiodniowym terminem, listem poleconym, i zachowaj potwierdzenie nadania. Kosztuje kilka złotych i usuwa jedyne realne ryzyko kosztowe pozwu. Jeżeli wezwanie już poszło i minął termin, przygotuj pozew i sprawdź, czy sprawa nie nadaje się do postępowania nakazowego, bo tam opłata sądowa spada do jednej czwartej. Cały układ kosztów, trybów i terminów opisaliśmy na stronie o tym, jak złożyć pozew o zapłatę, a szerszą ścieżkę odzyskiwania pieniędzy od pierwszego monitu po komornika w poradniku niezapłacona faktura, co zrobić.

Jeżeli dłużnik już złożył sprzeciw i sprawa wróciła na zwykły tryb, przydaje się znajomość drugiej strony tego sporu: opisuje ją strona o sprzeciwie od nakazu zapłaty. Przy większych kwotach warto policzyć, ile realnie kosztuje pełnomocnik, skoro koszty zastępstwa procesowego zasądza się od strony przegrywającej. Uprawnienia konkretnej osoby sprawdzisz w rejestrze adwokatów w kilka minut.